★★★★★2 900+ sprzedanych spółek · adres akceptowany przy rejestracji w KRS i CEIDG
11 miast w Polsceod 599 zł/rokumowa online
Najczęstsze pytania
Wszystko, co warto wiedzieć o wirtualnym biurze i rejestracji firmy.
Czym jest wirtualne biuro i jak działa?
To najem adresu dla firmy, bez najmu pomieszczenia. Wybierasz miasto i pakiet, podpisujesz z nami umowę przez internet i opłacasz fakturę. Adres działa tego samego dnia, w którym wpłata wpłynie na nasz rachunek, i od tej chwili wpisujesz go do KRS albo CEIDG. Dostajesz umowę najmu adresu jako tytuł prawny do lokalu, a my odbieramy Twoją pocztę i powiadamiamy Cię o każdej przesyłce.
Co dokładnie wchodzi w pakiet?
W każdym pakiecie: adres do rejestracji firmy i korespondencji, umowa najmu adresu, odbiór listów zwykłych i poleconych bez limitu, powiadomienie o każdej przesyłce, odbiór poczty osobiście i pomoc w założeniu skrzynki e-Doręczeń. Prestige i TSL dokładają skanowanie korespondencji do panelu klienta. TSL powstał dla firm z licencją transportową. Do licencji potrzebna jest też baza eksploatacyjna, którą zapewniamy jako osobną, płatną usługę.
Ile kosztuje wirtualne biuro?
Od 599 zł netto za rok w pakiecie Standard, czyli 50 zł miesięcznie w przeliczeniu. Jeśli wolisz płacić co miesiąc, Standard kosztuje 149 zł, więc płatność roczna wychodzi taniej. Prestige ze skanowaniem to 799 zł/rok, a TSL 999 zł/rok. Ceny promocyjne dotyczą pierwszego roku umowy w Warszawie, Wrocławiu i Poznaniu. Nie ma opłaty wpisowej ani kaucji, a za liczbę listów nie dopłacasz. Płatna jest tylko wysyłka poczty pod inny adres. Pełne zestawienie jest w cenniku.
Czy wirtualne biuro jest legalne?
Tak. To najem adresu na potrzeby siedziby, rozwiązanie zgodne z prawem i powszechnie stosowane, potwierdzone wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z 5 sierpnia 2014 roku. Dostajesz od nas umowę najmu adresu, czyli tytuł prawny do lokalu. Do wniosku rejestrowego jej nie dołączasz, ale trzymaj ją pod ręką na wypadek wezwania.
Komu wirtualne biuro się opłaca, a komu nie?
Opłaca się, gdy pracujesz zdalnie, w terenie albo u klientów i potrzebujesz adresu firmy, a nie metrów. Płacisz ułamek ceny lokalu, adres firmy nie jest Twoim adresem domowym, a poczta zostaje odebrana także wtedy, gdy Cię nie ma. Minusy też są: nie dostajesz miejsca do pracy ani do spotkań, a oryginały listów odbierasz osobiście albo zamawiasz ich wysyłkę. Jeśli potrzebujesz biura dla zespołu albo magazynu, szukaj lokalu, nie adresu.
Jak zarejestrować firmę pod wirtualnym adresem?
Najpierw umowa z nami, potem wniosek. Jednoosobową działalność zakładasz w CEIDG, a spółkę w KRS, przez system S24 albo u notariusza. Nasz adres podajesz jako adres siedziby, a w CEIDG jako adres do doręczeń. Umowa najmu adresu jest Twoim tytułem prawnym do lokalu: do wniosku jej nie dołączasz, ale trzymaj ją pod ręką na wypadek wezwania. Pod naszymi adresami rejestrują się też fundacje i oddziały firm zagranicznych.
Czy adres nadaje się do JDG, spółki z o.o. i spółki cywilnej?
Tak. Jednoosobową działalność i wspólników spółki cywilnej wpisuje się do CEIDG, każdego wspólnika osobno, i każdy może podać nasz adres. Spółka z o.o. trafia do KRS z naszym adresem jako adresem siedziby. Przy spółce z o.o. pamiętaj, że w umowie spółki wpisuje się miejscowość, a nie ulicę. Zmiana adresu w tym samym mieście wymaga tylko zgłoszenia do KRS, a przeniesienie do innego miasta oznacza zmianę umowy spółki.
Mam już firmę. Jak przenieść ją na Wasz adres?
Podpisujesz z nami umowę, a potem zgłaszasz zmianę adresu: w CEIDG przy jednoosobowej działalności, online i bezpłatnie, albo w KRS przy spółce. Na zgłoszenie masz 7 dni od zmiany adresu. Jeśli spółka przenosi się do innego miasta, potrzebna jest też uchwała wspólników zmieniająca umowę spółki. Nowy adres podaj również w banku, na fakturach i kontrahentom.
Co wpisać w CEIDG jako miejsce wykonywania działalności?
Nasz adres wpisujesz w CEIDG jako adres do doręczeń. To on jest widoczny dla wszystkich w wyszukiwarce firm. Jeśli pracujesz zdalnie, u klientów albo w terenie, zaznaczasz brak stałego miejsca wykonywania działalności. Wtedy do celów podatkowych liczy się Twój adres zamieszkania, a jeśli jesteś zarejestrowany do VAT, pokazuje go biała lista podatników. Spółek z o.o. to nie dotyczy, bo w KRS podaje się adres siedziby.
Czym różni się adres siedziby od adresu do korespondencji?
Adres siedziby to oficjalny adres firmy z KRS albo CEIDG: trafia na faktury, do umów i do rejestrów. Adres do korespondencji to miejsce, w którym firma odbiera listy. W CEIDG nazywa się adresem do doręczeń i to pod niego przychodzą pisma z Urzędu Skarbowego, ZUS i sądów. Mogą to być dwa różne adresy, ale nie muszą. Nasz adres pełni obie role naraz, bo pod adresem, który podajesz jako siedzibę, odbieramy też Twoją pocztę.
Czy Urząd Skarbowy może zakwestionować adres albo odmówić rejestracji do VAT?
Sam wirtualny adres nie jest powodem do odmowy, co potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny. Przy rejestracji do VAT Urząd Skarbowy może jednak dopytać o miejsce prowadzenia działalności, zwłaszcza gdy branża wymaga zaplecza, na przykład magazynu. Wtedy pokazujesz umowę najmu adresu i to, że korespondencja jest pod nim faktycznie odbierana. Jedno i drugie zapewniamy w każdym pakiecie.
Czy opłata za wirtualne biuro jest kosztem firmy?
Zwykle tak. Na skali podatkowej i podatku liniowym opłata trafia do kosztów uzyskania przychodu, a czynny podatnik VAT odlicza VAT z naszej faktury. Na ryczałcie kosztów się nie odlicza. Jak dokładnie zadziała to w Twoim przypadku, potwierdź ze swoim księgowym. Księgowości nie prowadzimy: zajmujemy się adresem i korespondencją.
Co robicie z moją pocztą?
Odbieramy każdą przesyłkę, także poleconą, i powiadamiamy Cię o niej. Dalej decydujesz Ty: odbierasz ją osobiście po umówieniu wizyty, zlecasz wysyłkę pocztą albo kurierem za dodatkową opłatą, a w pakietach Prestige i TSL dostajesz skan w panelu klienta, zwykle w ciągu kilku godzin. Skanów nie wysyłamy mailem, bo pisma z terminami i wezwania są w panelu w jednym miejscu, ułożone po dacie. Mailem przychodzi tylko powiadomienie.
Czy ten adres nadaje się do e-Doręczeń?
Tak. W każdym pakiecie pomagamy założyć skrzynkę e-Doręczeń. e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego, czyli osobna cyfrowa skrzynka do korespondencji z Urzędem Skarbowym, ZUS i sądami, zakładana bezpłatnie przez portal gov.pl. Adres siedziby jest przy tym nadal potrzebny, bo część pism nadal przychodzi w wersji papierowej.
Nie znalazłeś odpowiedzi?
Napisz lub zadzwoń - doradca rozwieje wszystkie wątpliwości.
