Polityka prywatności i plików cookies

Serwis: https://readyoffice.pl. Data ostatniej aktualizacji: 13.08.2026 r.

§1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych osób korzystających z serwisu readyoffice.pl (dalej: „Serwis”, „Użytkownik”) oraz zasady stosowania plików cookies.
2. Administratorem danych osobowych jest READY OFFICE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu, ul. Braniborska 7 lok. 2, 53-680 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001016520, dla której akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP 8971917432, REGON 524338740 (dalej: „Administrator”).
3. Kontakt w sprawach danych osobowych: e-mail info@readyoffice.pl, tel. +48 696 468 551, lub formularz: https://readyoffice.pl/kontakt/.
4. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych należy kontaktować się w sposób wskazany w pkt 3.
5. Przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z: Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej (PKE).
6. Serwis stosuje szyfrowanie transmisji danych (SSL).

§2. Zakres, cele i podstawy prawne przetwarzania

1. Dane pozyskujemy: (a) gdy Użytkownik dobrowolnie poda je w formularzach Serwisu (kontaktowych, zapytania, wyceny), (b) gdy Użytkownik wypełni formularz kontaktowy udostępniony w serwisach Facebook lub Instagram (tzw. formularz błyskawiczny), (c) automatycznie przez pliki cookies, (d) z logów serwera, (e) gdy Użytkownik wejdzie w interakcję z naszym profilem w serwisach społecznościowych.
2. Zakres danych: imię i nazwisko, nazwa firmy, numer telefonu, adres e-mail, treść zapytania (w tym wskazane miasto), odpowiedzi na pytania zadane w formularzu, adres IP, informacje o połączeniu i przeglądarce oraz inne dane podane dobrowolnie.
3. Cele i podstawy prawne (art. 6 ust. 1 RODO):
   1. obsługa zapytania i kontaktu, przygotowanie wyceny oraz oferty – art. 6 ust. 1 lit. b (czynności zmierzające do zawarcia umowy) oraz lit. f (uzasadniony interes: obsługa korespondencji). Jeżeli Użytkownik prosi w formularzu o kontakt, kontaktujemy się z nim tą drogą, którą wskazał, to jest e-mailem lub telefonicznie na podany numer;
   2. marketing elektroniczny (oferty, newsletter, kontakt e-mail/SMS/telefon) – art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda). Wysyłka komunikacji marketingowej drogą elektroniczną, w tym kontakt telefoniczny i SMS, wymaga odrębnej uprzedniej zgody zgodnie z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej oraz ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną;
   3. realizacja obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (np. księgowych, podatkowych) – art. 6 ust. 1 lit. c;
   4. statystyka, analityka, bezpieczeństwo i rozwój Serwisu – art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes); pliki cookies analityczne i marketingowe stosujemy na podstawie zgody – art. 6 ust. 1 lit. a, wyrażonej w banerze zgód;
   5. pomiar skuteczności kampanii reklamowych prowadzonych w serwisach Meta, w tym ocena jakości otrzymanych zgłoszeń – art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes: prowadzenie i optymalizacja własnych działań marketingowych oraz ograniczanie kosztów reklamy). Szczegóły w §3 pkt 8;
   6. prowadzenie profili w serwisach społecznościowych i komunikacja z odbiorcami – art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes: promocja własnych usług i odpowiadanie na zapytania). Szczegóły w §3 pkt 9.
4. Zgoda na marketing elektroniczny, o której mowa w pkt 3 lit. b, jest dobrowolna. Jej brak nie wpływa na obsługę zapytania, przygotowanie oferty ani na warunki, jakie możemy zaproponować.
5. Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do obsługi zapytania lub przygotowania oferty.
6. Formularze błyskawiczne: dane wprowadzone w formularzu kontaktowym wyświetlanym w serwisach Facebook lub Instagram są najpierw gromadzone przez Meta Platforms Ireland Ltd., a następnie przekazywane Administratorowi i zapisywane w systemie CRM. Zasady przetwarzania po stronie Meta określa polityka prywatności tej firmy: https://www.facebook.com/privacy/policy

§3. Pliki cookies oraz narzędzia analityczne i reklamowe

1. Cookies („ciasteczka”) to pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym Użytkownika podczas korzystania z Serwisu.
2. Stosujemy cookies: niezbędne (zapewniają działanie Serwisu), funkcjonalne, analityczne oraz marketingowe.
3. Zgoda: pliki cookies inne niż niezbędne instalujemy wyłącznie po uprzednim wyrażeniu przez Użytkownika ZGODY za pośrednictwem banera zgód (narzędzie CookieYes). Zgoda jest dobrowolna, a Użytkownik może w każdej chwili ją wycofać lub zmienić ustawienia w panelu zgód. Podstawą jest art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej w związku z RODO. Przepis ten z dniem 10 listopada 2024 r. zastąpił art. 173 uchylonego Prawa telekomunikacyjnego.
4. Do czasu wyrażenia zgody narzędzia analityczne i marketingowe działają w trybie ograniczonym (tzw. tryb zgody), bez zapisu danych na urządzeniu Użytkownika.
5. Formularze w Serwisie zabezpieczamy usługą Google reCAPTCHA. Działa ona jako zabezpieczenie konieczne do dostarczenia usługi żądanej przez Użytkownika w rozumieniu art. 399 ust. 3 pkt 2 Prawa komunikacji elektronicznej i w tym zakresie przetwarza między innymi adres IP oraz informacje o zachowaniu w Serwisie.
6. Cookies dzielą się na sesyjne (usuwane po zamknięciu przeglądarki) i stałe (przechowywane przez określony czas lub do ręcznego usunięcia). Użytkownik może zarządzać cookies również z poziomu ustawień przeglądarki, w tym całkowicie je wyłączyć.
7. Google Signals: w usłudze Google Analytics 4 korzystamy z funkcji Google Signals. Umożliwia ona powiązanie informacji o wizytach w Serwisie z danymi kont Google tych Użytkowników, którzy są zalogowani do swojego konta Google i wyrazili zgodę na personalizację reklam. Funkcja służy uzyskaniu zbiorczych informacji o odbiorcach Serwisu, w tym o przybliżonym wieku, płci i zainteresowaniach, oraz pomiarowi na różnych urządzeniach. Administrator otrzymuje wyłącznie dane zbiorcze i nie ma dostępu do danych identyfikujących poszczególne osoby. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona w banerze zgód w zakresie plików analitycznych i marketingowych). Użytkownik może w każdej chwili wyłączyć personalizację reklam po stronie Google w ustawieniach swojego konta: https://myadcenter.google.com oraz przeglądać i usuwać zgromadzone dane na stronie https://myactivity.google.com
8. Narzędzia reklamowe Meta: Serwis może korzystać z Piksela Meta oraz interfejsu Meta Conversions API, udostępnianych przez Meta Platforms Ireland Ltd.
   1. Piksel Meta działa w przeglądarce i zbiera informacje o działaniach Użytkowników w Serwisie w celu personalizacji reklam na Facebooku i Instagramie. Uruchamiany jest wyłącznie po wyrażeniu zgody na pliki cookies marketingowe. Piksel może korzystać z zaawansowanego dopasowywania (Advanced Matching), przekazując do Meta w postaci zaszyfrowanej (hash SHA-256) dane podane w formularzach, takie jak adres e-mail czy numer telefonu, wyłącznie w celu lepszego dopasowania konwersji i odbiorców reklam.
   2. Meta Conversions API umożliwia przekazywanie informacji o konwersjach bezpośrednio z systemów Administratora, po stronie serwera. Przekazywane są: identyfikator zgłoszenia nadany przez Meta (Lead ID) oraz identyfikator kliknięcia w reklamę, adres e-mail i numer telefonu w postaci zaszyfrowanej jednokierunkowo (hash SHA-256), a także informacja o etapie obsługi zgłoszenia (na przykład: nawiązano kontakt, zgłoszenie zakwalifikowane, zawarto umowę) – bez treści rozmów, bez danych finansowych i bez informacji o przedmiocie umowy. Przetwarzanie obejmuje wyłącznie zgłoszenia pochodzące z kampanii reklamowych Administratora prowadzonych w serwisach Meta. Przekazywanie odbywa się po stronie serwera i nie wymaga plików cookies.
   3. Użytkownikowi przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, o którym mowa w lit. b, na podstawie art. 21 ust. 1 RODO, a w zakresie marketingu bezpośredniego – na podstawie art. 21 ust. 2 RODO, bez podawania przyczyny. Sprzeciw można zgłosić na adres info@readyoffice.pl. Ustawieniami reklam po stronie Meta można zarządzać pod adresem: https://www.facebook.com/ads/preferences
9. Profile w serwisach społecznościowych: Administrator prowadzi profile w serwisach Facebook i Instagram. W zakresie statystyk dotyczących odbiorców profilu (dane zbiorcze o zasięgach, wyświetleniach i demografii odbiorców) Administrator oraz Meta Platforms Ireland Ltd. są współadministratorami danych. Zasady tego współadministrowania oraz zakres odpowiedzialności każdej ze stron określa dokument dostępny pod adresem: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum. Administrator otrzymuje wyłącznie dane zbiorcze i nie ma dostępu do danych identyfikujących poszczególnych odbiorców.

§4. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Dane mogą być powierzane zaufanym podmiotom przetwarzającym w imieniu Administratora, w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów. Korzystamy m.in. z:

• dostawca hostingu: Zenbox;
• Brevo (Sendinblue) – obsługa wysyłki i e-mail marketingu;
• Pipedrive – system CRM (zarządzanie zapytaniami i kontaktami);
• Make (Integromat) – automatyzacja przepływu danych z formularzy oraz przekazywanie informacji o konwersjach do systemów reklamowych;
• Google – Google Analytics, Google Ads, Google reCAPTCHA, Google Tag Manager, Google Maps;
• Meta Platforms Ireland Ltd. – narzędzia reklamowe i remarketingowe (Piksel Meta, Conversions API, formularze błyskawiczne, reklamy na Facebooku i Instagramie);
• CookieYes – zarządzanie zgodami na pliki cookies;
• podmioty świadczące usługi księgowe, prawne i doradcze.

Dane mogą być również udostępnione organom publicznym na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora.

§5. Przekazywanie danych poza EOG

Korzystanie z niektórych usług (np. narzędzi Google i Meta) może wiązać się z przekazaniem danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do Stanów Zjednoczonych. Przekazanie następuje na podstawie odpowiednich zabezpieczeń, tj. standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską i/lub ram EU-US Data Privacy Framework.

Kopię zastosowanych zabezpieczeń lub informację o miejscu ich udostępnienia można uzyskać, pisząc na info@readyoffice.pl.

§6. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy nie dłużej niż jest to konieczne do realizacji celów oraz zgodnie z wymogami prawa:

• dane z zapytania / przygotowania oferty – przez czas obsługi sprawy oraz 12 miesięcy po jej zakończeniu, chyba że dojdzie do zawarcia umowy;
• dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej – do czasu cofnięcia zgody;
• dane związane z realizacją umów i obowiązkami księgowo-podatkowymi – przez okres wymagany przepisami (co do zasady 5 lat);
• informacja o źródle zgłoszenia przekazywana do systemów reklamowych – przez czas obsługi sprawy i okres przedawnienia roszczeń; dane przekazane do Meta są przetwarzane zgodnie z zasadami tej firmy;
• logi serwera – przez 12 miesięcy.

§7. Prawa Użytkownika

Użytkownikowi przysługuje prawo do: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu, a także cofnięcia zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Sprzeciw wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego można wnieść w każdej chwili i nie wymaga on uzasadnienia (art. 21 ust. 2 RODO). W pozostałym zakresie sprzeciw dotyczy przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora i wymaga wskazania szczególnej sytuacji Użytkownika.

Zgodę marketingową można wycofać w każdej chwili, wysyłając wiadomość na info@readyoffice.pl albo korzystając z linku rezygnacji zamieszczonego w stopce naszych wiadomości.

Użytkownik ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Administrator nie podejmuje wobec Użytkownika decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec niego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały. W ramach narzędzi analitycznych i reklamowych (np. Google, Meta) może dochodzić do profilowania w celach statystycznych i marketingowych – odbywa się ono na podstawie zgody wyrażonej w banerze cookies, którą można w każdej chwili wycofać.

Profilowanie w celach marketingowych obejmuje również ocenę jakości zgłoszeń pochodzących z kampanii reklamowych, dokonywaną w oparciu o etap obsługi sprawy w systemie CRM. Ocena ta nie wywołuje wobec Użytkownika skutków prawnych ani nie wpływa istotnie na jego sytuację – służy wyłącznie kierowaniu przyszłych reklam do osób o zbliżonym profilu zainteresowań. Użytkownikowi przysługuje prawo sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.

§8. Logi serwera

Informacje o niektórych zachowaniach Użytkowników (adresy URL, czas zapytania, adres IP, informacje o przeglądarce, napotkane błędy) są zapisywane po stronie serwera i wykorzystywane wyłącznie do administrowania Serwisem oraz zapewnienia jego bezpieczeństwa i wydajności. Dane te nie są łączone z konkretnymi osobami.

§9. Jak chronimy Twoje dane

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka:

• szyfrowanie SSL/TLS połączenia z witryną i formularzami;
• dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione, zobowiązane do zachowania poufności;
• z podmiotami przetwarzającymi (§4) zawieramy umowy powierzenia przetwarzania danych;
• serwer jest zabezpieczony i regularnie kopiowany po stronie hostingodawcy;
• panel administracyjny i konta dostępowe są zabezpieczone.

§10. Naruszenia ochrony danych

W razie naruszenia ochrony danych, które może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, zgłaszamy je Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO). Jeżeli naruszenie wiąże się z wysokim ryzykiem, bez zbędnej zwłoki informujemy również osoby, których dane dotyczą (art. 34 RODO). Prowadzimy wewnętrzny rejestr naruszeń. Podejrzenie naruszenia można zgłosić na: info@readyoffice.pl.

§11. Zmiany Polityki

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę. Aktualna wersja jest każdorazowo dostępna w Serwisie, wraz z datą ostatniej aktualizacji wskazaną na początku dokumentu. W razie pytań prosimy o kontakt: info@readyoffice.pl.