Alles, was uns am häufigsten gefragt wird: Wie funktioniert es, wie viel kostet es, wie sieht es mit der Post aus und wo liegen die Grenzen dieses Dienstes?
★★★★★Über 3.100 verkaufte Gesellschaften · Adresse, die bei der Registrierung im KRS und im CEIDG akzeptiert wird
11 Städte in Polenab 599 PLN/JahrOnline-Vertrag
Häufig gestellte Fragen
Alles, was Sie über ein virtuelles Büro und die Firmenregistrierung wissen sollten.
Was ist ein virtuelles Büro und wie funktioniert es?
Es handelt sich um die Anmietung einer Geschäftsadresse ohne Anmietung von Räumlichkeiten. Sie wählen die Stadt und das Paket aus, schließen online einen Vertrag mit uns ab und begleichen die Rechnung. Die Adresse ist ab dem Tag gültig, an dem die Zahlung auf unserem Konto eingeht, und ab diesem Zeitpunkt können Sie sie im KRS oder CEIDG eintragen. Sie erhalten den Mietvertrag für die Adresse als Rechtsgrundlage für die Räumlichkeiten, und wir nehmen Ihre Post entgegen und benachrichtigen Sie über jede Sendung.
Was genau ist im Paket enthalten?
Jedes Paket umfasst: eine Adresse für die Firmenregistrierung und die Korrespondenz, einen Mietvertrag für die Adresse, die unbegrenzte Entgegennahme von einfachen und eingeschriebenen Briefen, eine Benachrichtigung über jede Sendung, die persönliche Abholung der Post sowie Unterstützung bei der Einrichtung eines e-Doręczenia-Postfachs. Prestige und TSL bieten zusätzlich das Einscannen der Korrespondenz in das Kundenportal an. TSL wurde speziell für Unternehmen mit einer Transportlizenz entwickelt. Für die Lizenz ist zudem ein Betriebsstamm erforderlich, den wir als separaten, kostenpflichtigen Service bereitstellen.
Wie viel kostet ein virtuelles Büro?
Ab 599 PLN netto pro Jahr im Standard-Paket, was umgerechnet 50 PLN pro Monat entspricht. Wenn Sie lieber monatlich zahlen möchten, kostet das Standard-Paket 149 PLN, sodass die jährliche Zahlung günstiger ausfällt. Das Prestige-Paket mit Postscan kostet 799 PLN pro Jahr und das TSL-Paket 999 PLN pro Jahr. Die Sonderpreise gelten für das erste Vertragsjahr in Warschau, Wrocław und Poznań. Es fallen weder eine Anmeldegebühr noch eine Kaution an, und Sie zahlen keinen Aufpreis für die Anzahl der Briefe. Es wird lediglich der Versand von Post an eine andere Adresse in Rechnung gestellt. Eine vollständige Übersicht finden Sie in der Preisliste.
Ist ein virtuelles Büro rechtmäßig?
Ja. Es handelt sich um die Anmietung einer Adresse für den Firmensitz - eine rechtmäßige und gängige Vorgehensweise, die durch das Urteil des Obersten Verwaltungsgerichts vom 5. August 2014 bestätigt wurde. Sie erhalten von uns einen Mietvertrag für die Adresse, d. h. den Rechtsanspruch auf die Räumlichkeiten. Diesen fügen Sie dem Registrierungsantrag nicht bei, sollten ihn jedoch für den Fall einer Aufforderung griffbereit halten.
Für wen lohnt sich ein virtuelles Büro, und für wen nicht?
Es lohnt sich, wenn Sie im Homeoffice, unterwegs oder bei Kunden arbeiten und eine Geschäftsadresse benötigen, statt einer Bürofläche. Sie zahlen nur einen Bruchteil der Kosten für Büroräume, die Geschäftsadresse ist nicht Ihre Privatadresse, und Ihre Post wird auch dann abgeholt, wenn Sie nicht vor Ort sind. Es gibt jedoch auch Nachteile: Sie erhalten weder einen Arbeitsplatz noch einen Raum für Besprechungen, und die Originale Ihrer Briefe müssen Sie persönlich abholen oder deren Versand beauftragen. Wenn Sie ein Büro für Ihr Team oder ein Lager benötigen, suchen Sie nach einer Geschäftsfläche, nicht nach einer Adresse.
Wie registriert man ein Unternehmen unter einer virtuellen Adresse?
Zunächst schließen Sie einen Vertrag mit uns ab, dann reichen Sie den Antrag ein. Ein Einzelunternehmen melden Sie beim CEIDG an, eine Gesellschaft hingegen beim KRS - entweder über das S24-System oder bei einem Notar. Sie geben unsere Adresse als Firmensitz an und im CEIDG als Zustelladresse. Der Mietvertrag für die Adresse ist Ihr Rechtsanspruch auf die Räumlichkeiten: Sie fügen ihn dem Antrag nicht bei, sollten ihn jedoch für den Fall einer Aufforderung griffbereit halten. Unter unseren Adressen lassen sich auch Stiftungen und Niederlassungen ausländischer Unternehmen registrieren.
Was ist die NIP-Nummer und wann brauche ich sie?
Die NIP ist die zehnstellige polnische Steuernummer, die Ihr Unternehmen gegenüber dem Finanzamt identifiziert. Eine sp. z o.o. erhält sie automatisch mit der Eintragung ins KRS, ein gesonderter Antrag ist nicht nötig. Bei einem Einzelunternehmen läuft die Anmeldung über den Antrag CEIDG-1; wer nicht als Mehrwertsteuerzahler registriert ist, verwendet als Kennung die PESEL-Nummer. Die NIP ist nicht dasselbe wie die EU-Umsatzsteuer-ID: Diese gibt es erst nach der Registrierung zur Mehrwertsteuer (Formular VAT-R).
Ist die Adresse für ein Einzelunternehmen (JDG), eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GBR) geeignet?
Ja. Ein Einzelunternehmen und die Gesellschafter einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts werden im CEIDG eingetragen - jeder Gesellschafter separat -, und jeder kann unsere Adresse angeben. Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung wird im KRS mit unserer Adresse als Sitzadresse eingetragen. Beachten Sie bei einer GmbH, dass im Gesellschaftsvertrag der Ort und nicht die Straße angegeben wird. Eine Adressänderung innerhalb derselben Stadt erfordert lediglich eine Meldung an das KRS, während ein Umzug in eine andere Stadt eine Änderung des Gesellschaftsvertrags zur Folge hat.
Ich habe bereits ein Unternehmen. Wie kann ich es auf Ihre Adresse ummelden?
Sie schließen einen Vertrag mit uns ab und melden anschließend Ihre Adressänderung an: bei Einzelunternehmen online und kostenlos über das CEIDG, bei Gesellschaften über das KRS. Für die Meldung haben Sie 7 Tage ab dem Datum der Adressänderung Zeit. Wenn die Gesellschaft ihren Sitz in eine andere Stadt verlegt, ist zudem ein Gesellschafterbeschluss zur Änderung des Gesellschaftsvertrags erforderlich. Geben Sie die neue Adresse auch bei Ihrer Bank, auf Rechnungen und gegenüber Ihren Geschäftspartnern an.
Was ist im CEIDG als Ort der Geschäftstätigkeit anzugeben?
Sie tragen unsere Adresse im CEIDG als Zustelladresse ein. Diese ist für alle in der Unternehmenssuche sichtbar. Wenn Sie im Homeoffice, bei Kunden oder im Außendienst arbeiten, geben Sie an, dass Sie keinen festen Ort der Geschäftstätigkeit haben. In diesem Fall gilt für steuerliche Zwecke Ihre Wohnadresse, und sofern Sie umsatzsteuerlich registriert sind, wird diese in der „Weißen Liste“ der Steuerzahler angezeigt. Für Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) gilt dies nicht, da im KRS die Adresse des Firmensitzes angegeben wird.
Worin unterscheidet sich die Anschrift des Firmensitzes von der Korrespondenzadresse?
Die Sitzadresse ist die offizielle Anschrift des Unternehmens gemäß KRS oder CEIDG: Sie wird auf Rechnungen, in Verträgen und in Registern angegeben. Die Korrespondenzadresse ist der Ort, an dem das Unternehmen seine Post entgegennimmt. Im CEIDG wird sie als Zustelladresse bezeichnet, und an diese Adresse gehen Schreiben vom Finanzamt, der ZUS und den Gerichten. Es können zwei verschiedene Adressen sein, müssen es aber nicht. Unsere Adresse erfüllt beide Funktionen gleichzeitig, denn unter der Adresse, die Sie als Firmensitz angeben, nehmen wir auch Ihre Post entgegen.
Kann das Finanzamt die Anschrift beanstanden oder die Umsatzsteuerregistrierung ablehnen?
Eine virtuelle Adresse allein ist kein Grund für eine Ablehnung, wie das Oberste Verwaltungsgericht bestätigt hat. Bei der Umsatzsteueranmeldung kann das Finanzamt jedoch nach dem Ort der Geschäftstätigkeit nachfragen, insbesondere wenn die Branche eine Infrastruktur erfordert, beispielsweise ein Lager. In diesem Fall legen Sie den Mietvertrag für die Adresse vor und weisen nach, dass die Korrespondenz tatsächlich unter dieser Adresse entgegengenommen wird. Beides ist in jedem unserer Pakete enthalten.
Stellt die Gebühr für ein virtuelles Büro einen Betriebsaufwand dar?
In der Regel ist dies der Fall. Bei der Steuerprogression und beim linearen Steuersatz wird die Gebühr als Werbungskosten geltend gemacht, und ein registrierter Umsatzsteuerpflichtiger zieht die Umsatzsteuer von unserer Rechnung ab. Bei der Pauschalabrechnung sind die Kosten nicht abzugsfähig. Wie dies in Ihrem Fall genau funktioniert, klären Sie bitte mit Ihrem Buchhalter ab. Wir übernehmen keine Buchhaltung: Wir kümmern uns um die Anschrift und die Korrespondenz.
Was machen Sie mit meiner Post?
Wir nehmen jede Sendung entgegen, auch Einschreiben, und benachrichtigen Sie darüber. Anschließend entscheiden Sie selbst: Sie holen die Sendung nach Vereinbarung eines Termins persönlich ab, beauftragen den Versand per Post oder Kurier gegen eine zusätzliche Gebühr, und bei den Paketen „Prestige“ und „TSL“ erhalten Sie einen Scan im Kundenportal, in der Regel innerhalb weniger Stunden. Wir versenden keine Scans per E-Mail, da Schreiben mit Terminen und Aufforderungen im Kundenportal an einem Ort, sortiert nach Datum, zusammengefasst sind. Per E-Mail erhalten Sie lediglich eine Benachrichtigung.
Ist diese Adresse für elektronische Zustellungen geeignet?
Ja. In jedem Paket unterstützen wir Sie bei der Einrichtung eines „e-Doręczenia“-Postfachs. „e-Doręczenia“ ist das elektronische Äquivalent eines Einschreibens, d. h. ein separates digitales Postfach für den Schriftverkehr mit dem Finanzamt, der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) und den Gerichten, das kostenlos über das Portal gov.pl eingerichtet wird. Eine Anschrift ist dabei weiterhin erforderlich, da ein Teil der Schreiben nach wie vor in Papierform versandt wird.
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